IMPLEMENTASI NORMA DENGAN KEBIJAKAN PEMERINTAH

A.                PENGERTIAN NORMA

Norma adalah suatu ukuran yang harus dipatuhi oleh seseorang dalam hubungannya dengan sesesama ataupun lingkungannya. Istilah norma berasal dari bahasa Latin, kaidah dalam bahasa arab, dan sering juga disebut dengan pedoman, patokan, atau aturan dalam bahasa Indonesia.

Norma merupakan suatu aturan-aturan yang berisi perintah,larangan,dan sanksi-sanksi bagi yang melanggarnya, pada dasarnya norma merupakan nilai,tetapi disertai dengan sanksi yang tegas terhadap pelanggarnya. Norma mempunyai dua macam isi, dan menurut isinya berwujud : perintah dan larangan. Perintah merupakan kewajiban bagi seseorang untuk berbuat sesuatu oleh karena akibat-akibatnya dipandang baik. Sedangkan larangan merupakan kewajiban bagi seseorang untuk tidak berbuat sesuatu oleh karena akibat-akibatnya dipandang tidak baik.

Norma merupakan aturan-aturan dengan sanksi-sanksi yang dimaksudkan untuk mendorong bahkan menekan perorangan,kelompok,atau masyarakat secara keseluruhan untuk mencapai nilai-nilai sosial.

Norma merupakan hasil buatan manusia sebagai makhluk sosial. Pada awalnya, aturan ini dibentuk secara tidak sengaja. Lama – kelamaan  norma - norma itu disusun atau dibentuk secara sadar. Norma dalam masyarakat berisi tata tertib, aturan, dan petunjuk standar perilaku yang pantas atau wajar.

Suatu norma itu baru ada apabila terdapat lebih dari satu orang, karena norma itu pada dasarnya mengatur tata cara bertingkah laku seseorang terhadap orang lain, atau terhadap lingkungannya. Setiap norma mengandung suruhan-suruhan (penyuruhan-penyuruhan) yang didalam bahasa asingnya sering disebut dengan das Sollen yang didalam bahasa Indonesia sering dirumuskan dengan istilah Hendaknya (Contoh : Hendaknya menghormati orang yang lebih tua).

B.     PEMBAGIAN NORMA

1.      Norma Agama

Norma agama merupakan peraturan atau petunjuk hidup yang memuat perintah-perintah, larangan-larangan dan anjuran-anjuran yang bersumber dari Tuhan. Norma agama bersumber dari Tuhan yang terdapat dalam kitab suci agama tertentu. Norma agama bertujuan untuk mewujudkan dituangkan dalam kitab suci. Norma agama mengharuskan kepada umatnya tatanan kehidupan yang menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan serta dapat mewujudkan keimanan dalam kehidupan sehari-hari sesuai dengan firman Tuhan untuk menjalankan segala perintah dan menjauhi segala larangan-Nya guna mencapai kebahagiaan di dunia dan di akhirat.

Contoh Norma Agama

a.       Melaksanakan ketentuan agama, seperti : membantu sesama manusia, menghormati orang lain, tidak semena-mena terhadap orang yang lemah.

b.      Menjauhi larangan agama, seperti melakukan perjudian, minuman-minuman keras, mencuri, berbuat fitnah, membunuh, berbut  zina, berbuat riba;

c.       Melaksanakan Sholat/ sembahyang, ibadah  tepat pada waktunya 

Sanksi dan hukuman bagi pelanggaran norma agama tidak bersifat langsung. Sanksi akan diberikan di akhirat nanti.

Sementara sanksi yang dirasakan di dunia bisa berupa depresi, goncangan jiwa maupun perang batin hati nurani. Norma agama merupakan landasan dari norma-norma yang lainnya. Apabila seseorang taat beragama maka ia juga akan taat terhadap norma yang lainnya.

2.      Norma Kesusilaan

Norma kesusilaan adalah peraturan atau petunjuk hidup yang bersumber dari suara hati /  nurani manusia yang mengatur tentang patut tidaknya perbuatannya atau susila tidaknya perilaku manusia. Norma kesusilaan memberikan petunjuk tentang cara bersikap dan bertingkah laku dalam memutuskan hal-hal yang harus dilakukan, dihindari dan ditentang. Pelanggaran terhadap norma kesusilaan adalah pelanggaran penasaran yang bersifat penyesalan karena telah melakukan pengingkaran terhadap hati nurani.

Norma kesusilaan bersumber dari batin hati nurani manusia sehingga norma ini bersifat universal dan ditujukan bagi seluruh umat manusia. Sedangkan tujuan dari norma kesusilaan adalah agar setiap manusia dalam hidup dan kehidupannya mempunyai sifat kesusilaan yang tinggi sesuai dengan nilai-nilai kemanusiaan sebagai makhluk yang paling sempurna. Sanksi yang diberikan adalah rasa malu dan penyesalan terhadap diri sendiri, sedangkan sanksi dari masyarakat berupa peneguran, peringatan, pengucilan, dan pengusiran.

Contoh norma kesusilaan :

1)    Selalu bersikap dan bertingkah laku jujur.

2)    Tidak memfitnah orang lain.

3)    Tidak menghina orang lain.

4)    Menolong orang yang susah.

5)    Larangan untuk berzina, membunuh

6)    Menghormati, menghargai orang lain

7)    Berlaku adil terhadap sesama

3.      Norma Adat Istiadat/Kesopanan

Norma kesopanan adalah norma yang timbul dan diadakan oleh masyarakat itu sendiri untuk saling hormat-menghormat. Suatu kelompok masyarakat dapat menetapkan peraturan yang berisi hal-hal yang dianggap sopan dan boleh dilakukan dan hal-hal yang dinilai tidak sopan dan harus dihindari. Ukuran norma kesopanan adalah kepantasan, kebiasaan, atau kepatutan yang berlaku dalam sebuah masyarakat. Sehingga setiap masyarakat memiliki ukurannya sendiri-sendiri mengenai apa yang dianggap pantas, bisa dan patut.

Norma kesopanan bersumber pada adat kebiasaan masyarakat. Tujuan dari norma kesopanan adalah agar dalam pergaulan manusia saling menghormati dan menghargai. Norma kesopanan ditujukan pada sikap lahir demi terwujudnya ketertiban dan keharmonisan hidup bermasyarakat. Pelanggaran terhadap norma kesopanan akan mendapat sanksi berupa celaan dan pengucilan oleh masyarakat

Sistem norma adalah berbagai aturan atau ketentuan yang mengikat warga, kelompok di masyarakat. Sistem hukum adalah berbagai aturan atau ketentuan yang mengikat warga masyarakat. Sedangkan aturan khusus adalah aturan atau ketentuan yang mengikat warga kelompok di masyarakat mengenai kegiatan tertentu dan berlaku terbatas atau khusus.

Keempat unsur tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan. Adat istiadat mempunyai sifat yang kekal dan mempunyai kekuatan mengikat yang lebih besar terhadap anggota masyarakatnya sehingga anggota masyarakat yang melanggarnya akan menerima sanksi yang keras. Sanksi yang diberikan dapat berupa sanksi formal maupun informal. Sanksi formal biasanya melibatkan aparat penegak hukum seperti ketua adat, pemuka masyarakat, polisi, dan lain-lain.

Contoh norma kesopanan antara lain:

1)   Jangan menyela orang bicara.

2)   Jangan makan sambil bicara.

3)   Jangan meludah di sembarang tempat.

4)   Orang yang lebih muda menghormati orang yang lebih tua.

5)   Bersikap rukun dengan siapa saja.

6)   Bersalaman kepada orang tua

4.      Norma Hukum

Norma hukum adalah seperangkat peraturan yang dibuat oleh negara atau badan yang berwenang. Norma hukum berisi perintah negara yang dilaksanakan dan larangan-larangan yang tidak boleh dilakukan oleh warga negara, sifat dari norma ini adalah tegas dan memaksa.

Sifat”memaksa”dengan sanksinya yang tegas inilah yang merupakan kelebihan dari norma hukum, jika dibandingkan dengan norma-norma yang lainnya. Demi tegaknya hukum, negara mempunyai lembaga beserta aparat-apratnya di bidang penegakan hukum seperti polisi, jaksa, dan hakim. Bila seseorang melanggar hukum,ia akan menerima sanksinya berupa hukuman misalnya hukuman mati, penjara, kurungan, dan denda

Norma hukum dapat dibentuk secara tertulis maupun tidak tertulis oleh lembaga-lembaga yang berwenang membentuknya, sedangkan norma-norma moral, agama, adat, dan lainnya terjadi secara tidak tertulis yang tumbuh dan berkembang dari kebiasaan-kebiasaan yang ada didalam masyarakat. Fakta-fakta kebiasaan ini terjadi mengenai sesuatu yang baik dan buruk, yang berulang kali terjadi, sehingga ini selalu sesuai dengan rasa keadilan dalam masyarakat tersebut, berbeda dengan norma-norma hukum negara yang kadang-kadang tidak selalu sesuai dengan keadilan/pendapat masyarakat.

Norma hukum dibuat karena ketiga norma yaitu norma agama, norma kesusilaan, dan norma kesopanan belum mampu memberi jaminan untuk menjaga ketertiban dalam masyarakat. Ketiga norma tersebut belum bisa menjamin terciptanya ketertiban dalam masyarakat karena;

1)    Tidak adanya ancaman hukuman yang cukup dirasakan sebagai paksaan di luar.

2)    Belum semua tata tertib keputusan manusia dalam masyarakat itu dilindungi oleh ketiga norma tersebut di atas.

Norma hukum bersifat melengkapi norma-norma yang lain yang ada dalam masyarakat. Artinya norma hukum memperkuat sanksi atas pelanggaran norma lainnya. Norma hukum yang mengatur bidang yang belum diatur norma-norma lainnya.

Norma hukum lazim berlaku secara nasional di wilayah sebuah negara. Norma hukum ditujukan pada sikap lahir manusia atau tindakannya. Tujuan norma hukum adalah untuk mewujudkan ketertiban dan kedamaian dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara melalui upaya penciptaan kepastian hukum.

Norma hukum ada berbagai macam jenisnya. Ada banyak macam hukum yang kita kenal dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Hukum ini antara lain adalah hukum acara, hukum pidana, hukum perdata, hukum agama, hukum internasional, dan lain sebagainya. Dari berbagai macam hukum tersebut, hukum pidana dan perdata adalah yang paling banyak kita temui dalam kehidupan sehari-hari. Di bawah ini adalah beberapa jenis hukum yang penting untuk diketahui.

A.      Hukum Acara:

Hukum Acara adalah hukum yang mengatur tentang penuntutan, pemeriksaan, dan pemutusan suatu perkara. Hukum acara terbagi dua, yaitu hukum acara pidana dan hukum acara perdata.

B.      Hukum Pidana:

Hukum pidana adalah hukum mengenai kejahatan, pelanggaran, atau tindakan kriminal beserta sanksi-sanksinya. Contohnya KUHP (Kitab Undang-Undang Hukum Pidana) yang mengatur tentang hukum pidana.

C.      Hukum Perdata:

Hukum perdata adalah hukum yang mengatur tentang hak harta benda dan hubungan antarindividu dalam masyarakat. Hukum ini biasa disebut hukum privat atau hukum public. Hukum perdata diatur dalam KUH Perdata. 

Contoh norma hukum antara lain;

1)     Dilarang membunuh atau menghilangkannya orang lain karena bertentangan dan melanggar Pasal 338 KUHP.

2)     Dilarang mengganggu ketertiban umum.

3)     Dilarang mencuri karena bertentangan dan melanggar Pasal 362 KUHP.

 Sanksi-sanksi pada norma hukum bisa berupa;

1)     hukuman mati,

2)     hukuman seumur hidup,

3)     hukuman penjara,

4)     hukuman denda,

5)     hukuman kurungan.

C.                ANALISIS TERHADAP IMPLEMENTASI NORMA DENGAN KEBIJAKAN PEMERINTAH

Dewasa ini penerapan norma yang ada di masyarakat makin menghawatirkan dan bisa saya bilang dalam keadaan DARURAT. Kenapa saya sebut kondisi di Indonesia berstatus darurat hukum dan rendahnya moral?

Merebaknya kasus yang makin merusak moral bangsa dan terjadi pelanggaran terhadap norma-norma yang seyogyanya mengatur dan mengendalikan tingkah laku masyarakat justru hanya menjadi wacana belaka. Berbagai macam makelar hukum bermunculan. Mulai dari makelar kasus yang sempat mengguncang Polri, makelar pajak yang kini mewabah di kementerian keuangan.Yang jelas kasus-kasus di atas sedikit banyak mencederai rasa keadilan masyarakat.

Kondisi darurat ini diperparah dengan bobroknya moral beberapa hakim. Beberapa jaksa malah diduga terlibat makelar pajak sebut saja Gayus. Keadaan ini makin memperparah kondisi hukum di negara kita. Baru-baru ini kasus sengit antara Polri dan KPK. Dengan dugaan tersangka kepada Budi Gunawan yang sudah terbukti memiliki rekening gendut yang bebas melalang menjadi wakapolri yang sebentar lagi akan mengganti posisi menjadi Kapolri jika atasannya pensiun. Kasus suap menyuap yang dilakoni beberapa pengacara kini sedang menjadi sorotan di kalangan masyarakat. Kasus ini telah mencoreng profesi advokat sebagai profesi yang mulia.

Tidak sampai disitu, maraknya prostitusi terselubung yang digencarkan oleh sejumlah pihak malah makin membuat moral bangsa sangat terhina. Banyak mucikari yang menyaring belasan remaja di bawah umur, bahkan masih di usia sekolah menjadi pekerja “pemuas” hasrat lelaki hidung belang ini dengan menyalahgunakan media sosial sebagai bentuk euphoria kebablasan masyarakat di era globalisasi. Tarif yang dipasang sangatlah fantastis. Banyak yang bilang, pekerjaan tersebut bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan ekonomi yang makin terdesak, tapi semata untuk pemenuhan gaya hidup sekarang yang serba instan dan hedonis yang sudah menyerang kaum remaja dewasa ini, sehingga mereka menjadikan prostitusi sebagai ladang penghasilan yang menjanjikan dan tak pedulikan akan norma-norma yang berlaku. Belum lagi kasus kriminal dan asusila di kalangan remaja saat ini sungguh memprihatinkan. Gaya remaja yang kebarat baratan menghalalkan aktivitas seks pranikah, tawuran, demo mahasiswa yang banyak merusak fasilitas, kejahatan di institut pendidikan.

Dilihat dari contoh-contoh diatas, peran pemerintah dalam mengatasi berbagai penyakit masyarakat dinilai tak memuaskan. Komjen Budi Gunawan yang sudah terbukti bersalah masih bebas dari tahanan, bahkan seorang nenek tua yang miskin divonis dengan sangat berat atas kelakuannya yang diduga mencuri beberapa pohon milik Perhutani. Dari sini terlihat bahwa norma hukum Indonesia berstatus runcing kebawah dan tumpul ke atas, padahal norma yang ada dalam masyarakat memiliki peranan untuk mengatur pola kehidupan masyarakat agar pola perilaku yang ditunjukkan seimbang, tidak merugikan, serta tidak menimbulkan ketidakadilan dalam kehidupan bermasyarakat.  Selain itu, jika dipandang dari segi norma asusila yang notabene bertujuan untuk memberikan petunjuk tentang cara bersikap dan bertingkah laku dalam memutuskan hal-hal yang harus dilakukan, dihindari dan ditentang. Dalam hal ini, khususnya pejabat advokat bisa jadi telah kehilangan hati nurani yang telah dibutakan oleh kepentingan pribadi semata sehingga tidak bisa melakukan sebuah keadilan yang seyogyanya adalah milik semua warga masyarakat dan mereka seenaknya memperlakukan nenek tua renta yang merengek memohon keadilan dengan melakukan aksi buang muka kepada nenek tersebut, seolah nenek tersebut tak punya daya apa-apa untuk ditolong, dan bukankah itu sudah melanggar norma adat yang pada hakikatnya harus menghormati dan menghargai orang  yang lebih tua? Norma adat/kesopanan yang melekat pada bangsa Indonesia mulai terkikis seiring kemajuan jaman yang serba canggih. Keramah tamahan, kebersahajaan dan prinsip tepa selira begitu dikenal sebagai identitas bangsa Indonesia  sekarang sudah mulai langka.

Merebaknya prostitusi di kota besar maupun perkampungan menjadi PR bagi pemerintah. Bahkan sangat miris, pemerintah DKI berupaya melegalkan sebagian tower di apartemen untuk dijadikan lokalisasi prostitusi dan para PSK diberi sertifikat sebagai langkah penertiban ibukota dan upaya tersebut disambut baik oleh Wakil Ketua MPR Mahyudin. Tak sampai disitu, penyalahgunaan rumah kos yang juga menjadi sarang prostitusi seakan dihalalkan demi pemuas nafsu sesaat. Akibatnya, tak jarang diberitakan banyak kasus janin yang tak berdosa dibuang, dan diperlakukan tidak manusiawi, bahkan dibunuh karna faktor kurang siap mental dan emosional orang tua bayi. Fenomena seperti ini benar-benar nyata dan mengerikan. Rendahnya iman serta kesadaran masyarakat akan pemahaman norma agama menjadi sebab utama dalam permasalahan saat ini. Norma agama yang mengharuskan umatnya menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan dan mewujudkan keimanan dalam kehidupan sehari-hari sesuai dengan firman Tuhan untuk menjalankan perintah dan menjauhi larangan-Nya guna mencapai kebahagiaan di dunia dan di akhirat, nampaknya menjadi hal tabu bagi sebagian orang. Manusia hidup di dunia untuk beribadah, nah ini malah sibuk dengan urusan-urusan duniawi yang akhirnya lalai dengan tujuan utamanya. Yang seharusnya berpedoman pada aturan Allah, malah makin menjauh dan rentan akan godaan-godaan syetan.

“Norma dalam masyarakat berisi tata tertib, aturan, petunjuk standar perilaku yang pantas atau wajar sehingga norma tidak boleh dilanggar. Siapapun yang melanggarnya atau tidak bertingkah laku sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam norma, akan memperoleh hukuman.” Nampaknya pernyataan tersebut hanya menjadi isapan jempol belaka, jika dilihat dari kenyataan saat ini, Pemerintah sebagai aparat pengatur Negara kurang memberikan sanksi tegas akan permasalahan-permasalahan yang ada dan cenderung “melindungi” para penjahat dan pelanggar norma. Malah kebijakan-kebijakan pemerintah seakan “menjual” norma yang bebas dilanggar dan menjadikan norma sebagai formalitas di sebuah Negara hukum seperti Indonesia ini.

Upaya mengatasi merosotnya moral dan menekan pelanggaran norma

Menurut moetoijib (2008:01) langkah yang perlu diambil bangsa Indonesia menghadapi persoalan bangsa pada era globalisasi adalah dengan melakukan rekonstruksi moral secara total dengan membangun kembali karakter dan jati diri bangsa (Nation and character building), selain rekonstruksi moral juga melakukan konsilidasi kebangsaan dengan melaksanakan langkah strategi memperkuat komitmen kebangsaan dan bersama membangun Indonesia menuju masa depan yang lebih baik.

Dalam sosiologi solusi tepat dalam menangani pelanggaran norma adalah dengan menggunakan pengendalian sosial. Pengendalian sosial merupakan cara yang dilakukan masyarakat untuk menertibkan anggotanya yang membangkang( Peter L.Berger_1978), sedangkan menurut Roucek (1965) pengendaliam sosial mengacu pada proses terencana dimana individu dianjurkan, dibujuk ataupun dipaksa untuk menyesuaikan diri pada kebiasaan dan nilai hidup suatu kelompok. dengan demikian, pengendalian sosial merupakan cara dan proses pengawasan yang direncanakan atau yang tidak direncanakan guna mengajak, mendidik, serta memaksa warga  untuk bertindak sesuai dengan norma sosial. Selain pengendalian sosial, Koentjoningrat mengemukakan beberapa usaha agar masyarakat menaati aturan-aturan yang ada, seperti :

a.       Mempertebal keyakinan para anggota masyarakat akan adat istiadat yang ada

b.      Member ganjaran kepada warga masyarakat yang biasa taat, misalnya berupa penghargaan secara fisik

c.       Mengembangkan rasa malu dalam jiwa masyarakat yang hendak menyelewengkan norma

MAKALAH MANAGEMEN PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    LATAR BELAKANG

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

1.2    RUMUSAN MASALAH

1.2.1        Apa saja hal-hal yang harus kita ketahui tentang manajemen perkantoran ?

1.2.2        mengapa sering kali ada bentrok antara karyawan dan perusahaan ?

1.2.3        Kenapa sering kali ada karyawan yang tidak puas terhadap perusahaan ?

1.3     TUJUAN PENULISAN

1.3.1        Memenuhin tugas mata kulia Organisasi Manajemen.

1.3.2        Mengetahui semua hal secara jelas dan tepat tentang manajemen terutama manajemen perkantoran itu sendiri.

1.3.3        Mengetahui sebab bentrok antara karyawan dan perusahaan.

1.3.4        Mengetahui sebab terjadinya ketidakpuasan terhadap perusahaan.

1.4    METODE PENELITIA            N

Dalam hal ini penulis menggunakan:

1.4.1        Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack : 1982).

1.4.2        Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan,mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

BAB  II

TINJAU  PUSTAKA

2.1 PENGERTIAN MANAJEMEN

Sebelum membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor adalah tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi.

Fungsi utama suatu kantor adalah :

1.    Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi.

2.    Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif).

3.    Pengelolaan sumber daya organisasi.

4.    Pengelolaan data dan informasi organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:

·             Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau dengan barang-barang.

·             Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

·             Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.

·             Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.

·             Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti senimelaksanakan dan mengatur.

Pengertian Manjemen Menurut Beberapa Para Ahli:

1.        Menurut G.R. Terry

Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

2.        Menurut Mary Parker Follet

Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

3.        Ricky W. Griffin

Mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.

4.        Menurut JamesA.F.Stoner

Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebutsaling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor.

Ada berbagai definisi yang diberikan oleh para ahli tentang manajemenkantor, diantaranya :

o    Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer1973).

o    Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa

Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.

BAB III

ANALISIS PEMBAHASAN

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN ORGANISASI

3.1 Pengertian Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan. Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.

a.    Fungsi Manajemen :

·      Perencanaan

·      Pengorganisasian

·      Pengkoordinasian

·      Pengawasan

b.  Elemen Manajemen :

·       Man

·       Money

·       Material

·       Market

·       Machine

·       Method (Metode)

Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran.

Ø Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.

Ø Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

c.  Dua sudut penglihatan manajement kantor:

·         Dari sudut manajemen, Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor.

·         Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif.  Oleh  karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya

3.2   Aktivitas Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:

1.    Kegiatan komunikasi

2.    Kegiatan kalkulasi

3.    Pengolahan Warkat

4.    Penyusunan laporan

5.    Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan manajer dalam menilai dan  mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui:

a)    Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan)

b)   Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)

c)    Evaluating results (penilain hasil pekerjaan

d)   Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)      Develoving performance standard

b)      Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat  pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya

c)      Measuring performance

d)      Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

e)      Evaluating result Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

f)       Taking corrective action, Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang  merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:

1.    Perencanaan (pleaning)

·         Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai.

·         Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating.

·         Memperkirakan kondisi  – kondisi pekerjaan yang dilakuka.

·         Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja.

·         Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.

·         Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

2.    Pengorganisasian (organizing)

·         Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional.

·         Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal.

·         Menggabungkan jabatan – jabatan  operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan.

·         Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.

·         Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.

·         Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.

·         Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.

·         Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

3.    Penggerakan (Actuating)

·         Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.

·         Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya.

·         Memotivasi anggota.

·         Berkomunikasi secara efektif.

·         Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh.

·         Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja  yang melakukan pekerjaan dengan baik.

·         Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya

4.    Pengendalian (controllig)

·         Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan.

·         Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan.

·         Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja.

·         Membuat media pelaksanaan secara tepat.

·         Memberitahukan media pengukur pekerjaan.

·         Memindahkan data  secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya.

·         Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota.

·         Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan.

·         Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

3.3  Proses Manajemen Kantor

a.       Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut.

b.      Pengorganisasian kantor

o  Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu.

o  Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut.

c.       Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin   kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).

d.      Tujuan kantor

o  Penerimaan Informasi

o  Pencatatan informasi

o  Penyusunan informasi

o  Pemberian Informasi

o  Perawatan aktiva

e.       Aspek manajemen kantor

o  Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen.

o  Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut.

o  Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan.

o  Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan.

o  Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor.

o  Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.

f.       Harapan manajemen kepada manajemen kantor

o  Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi.

o  Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis.

o  Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya.

o  Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil.

o  Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

g.       Peranan manajemen kantorMenyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus :

o  Ringkas (concise)

o  Cermat (accurate)

o  Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)

o  Tepat waktu (right time)

o  Biaya rendah (low cost)

3.4  Perumusan Organisasi

Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.

1.    Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana

·      Manajer Umum

·      Petugas Pembeliaan

·      Manajer Produksi

·      Manajer Pemasaran

2.    Manajer kantor organisasi yang telah berkembang

·         Direktur Pengelola

·          Petugas Pembeliaan

·          Manajer Produksi

·         Manajer Pemasaran

3.5 Pendekatan Fungsional dalam Organisasi

1.    Sentralisasi

Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor  departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama  diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti  yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional.

2.    Desentralisasi

Contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.

3.    Manajer Umum

4.    Petugas Pembelian

5.    Manajer Produksi

6.    Manajer Pemasaran

7.    Manajer kantor

8.    Kantor pembelian

9.    Kantor pabrik sio

3.6  Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja

1.      Delegasi

Adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan  kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi  tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu. Delegasi dapat  dinyatakan secara ringkas sebagai  suatu proses dimana seorang manajer :

·      Menyerahkan tugas kepada bawahannya.

·      Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan  tugas dikerjakan.

·      Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.

2.      Analisis pekerjaan

Adalah Proses penelitian tugas kantor, langkah-langkahnya adalah menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor. Sedangkan pembagian tugasnya menurut fungsi dan menurut proses.

                                                                                         

BAB IV

PENUTUP

4.1    KESIMPULAN

·      Manajemen Kantor  adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.

·      Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan”.

4.2    SARAN

Kami menyadari masih banyak sekali kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf jika ada kesalahan dan ketidakbenaran  dari pembahasan kami serta penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.

DAFTAR  PUSTAKA

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-perkantoran.html

wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/

http://www.artikelekonomi.net/2011/pengertian-manajemen-perkantoran/

http://bebekaja-funie.blogspot.com/2007/07/informasi-dan-artikel-tips-tentang.html

http://thisismeyunus.wordpress.com/2012/01/09/pendekatan-pendakatan-manajemen-perkantoran/

http://30agustus2003.blogspot.com/2012/04/manajemen-perkantoran.html