BAB I
PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Menurut James A.F.Stoner, manajemen
adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas
menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang
ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses
tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi. Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan
yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap
aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan
informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk
kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat,
komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu,
pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin
diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan
tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah
adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam
proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi
manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang
berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran
perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya,
bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan
perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat
mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.
1.2
RUMUSAN MASALAH
1.2.1
Apa saja hal-hal yang harus kita
ketahui tentang manajemen perkantoran ?
1.2.2
mengapa sering kali ada bentrok
antara karyawan dan perusahaan ?
1.2.3
Kenapa sering kali ada karyawan yang
tidak puas terhadap perusahaan ?
1.3
TUJUAN PENULISAN
1.3.1
Memenuhin tugas mata kulia
Organisasi Manajemen.
1.3.2
Mengetahui semua hal secara jelas
dan tepat tentang manajemen terutama manajemen perkantoran itu sendiri.
1.3.3
Mengetahui sebab bentrok antara
karyawan dan perusahaan.
1.3.4
Mengetahui sebab terjadinya
ketidakpuasan terhadap perusahaan.
1.4
METODE PENELITIA N
Dalam hal ini penulis menggunakan:
1.4.1
Metode deskritif, sebagaimana
ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan untuk memberikan
gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang tertentu atau
gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih
(Atherton dan Klemmack : 1982).
1.4.2
Penelitian kepustakaan, yaitu
Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan,mengumpulkan data-data dan
keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan
masalah-masalah yang diteliti.
BAB II
TINJAU PUSTAKA
2.1 PENGERTIAN MANAJEMEN
Sebelum
membahas manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian
kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor adalah tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan
dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu. Sedangkan
menurut Atmosudirdjo kantor adalah unit organisasi yang terdiriatas tempat,
staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Tugas
utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan
member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi.
Fungsi utama suatu kantor adalah :
1.
Pelayanan kepada rekan sekerja,
pelanggan, klien dan tamu organisasi.
2.
Pemberian dukungan (fasulitatif)
terhadap satuan kerja operasional (subtantif).
3.
Pengelolaan sumber daya organisasi.
4.
Pengelolaan data dan informasi
organisasi. Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor,
yakni:
·
Jasa, adalah
aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumenatau dengan barang-barang.
·
Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun
tersebar di berbagai tempat.
·
Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit
kerja.
·
Ruang Kerja, adalah sebuah
ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.
·
Biro, adalah usaha
yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.Sebelum mengenal
definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen,
berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti
senimelaksanakan dan mengatur.
Pengertian
Manjemen Menurut Beberapa Para Ahli:
1.
Menurut G.R. Terry
Manajemen adalah suatu proses atau
kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok
orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
2.
Menurut Mary Parker Follet
Manajemen adalah suatu seni untuk
melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manajer
mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain
untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan
cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
3.
Ricky W. Griffin
Mendefinisikan manajemen sebagai
sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
4.
Menurut JamesA.F.Stoner
Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan,dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan
oleh garis mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses
tersebutsaling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan
manajemen dan kantor.
Ada berbagai definisi yang diberikan
oleh para ahli tentang manajemenkantor, diantaranya :
o
Manajemen perkantoran
adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya
yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer1973).
o
Manajemen kantor dapat dirumuskan
sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta
menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry,1974). Dari
uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
Manajemen
Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir
kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
BAB III
ANALISIS
PEMBAHASAN
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PERUMUSAN
ORGANISASI
3.1 Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk
mencapai tujuan yang telah diperkirakan. Manajemen
Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen bukan saja dapat
dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai
suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya,
identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya.
a.
Fungsi Manajemen :
·
Perencanaan
·
Pengorganisasian
·
Pengkoordinasian
·
Pengawasan
b. Elemen
Manajemen :
·
Man
·
Money
·
Material
·
Market
·
Machine
·
Method (Metode)
Manajemen kantor dapat ditinjau dari
dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut
sasaran.
Ø Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan,
mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor.
Ø Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan
yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha
dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
c. Dua sudut penglihatan manajement
kantor:
·
Dari sudut manajemen, Manajemen
kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata
usaha kantor.
·
Dari sudut sasaran: manajemen kantor
adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk
mencapai sasaran organisasi.
Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai
hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian
khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin
orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan
kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang
mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang
berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan
kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan
keahlian serta pengabdiaan bawahannya
3.2
Aktivitas Manajemen Kantor
Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor
terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu:
1. Kegiatan komunikasi
2. Kegiatan kalkulasi
3. Pengolahan Warkat
4. Penyusunan laporan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
Pekerjaan manajer dalam menilai
dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara
pengawasan yang diperoleh melalui:
a)
Developing performance
standard (perkembangan tingkat/derajat
pekerjaan)
b)
Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan)
c)
Evaluating results (penilain hasil pekerjaan
d)
Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).
Keempat cara
pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut:
a)
Develoving performance standard
b)
Pekerjaan yang harus di selesaikan
oleh manajer dalam menetapkan alat – alat pengukuran (yard – stick).
Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya
c)
Measuring performance
d)
Menetapkan status pekerjaan yang
sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui
pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.
e)
Evaluating result Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan
cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil
pekerjaan.
f)
Taking corrective action, Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan
yang terjadi. Fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang
merupakan pekerjaan manajer seperti berikut:
1. Perencanaan (pleaning)
·
Menjelaskan, memantapkan dan
memastikan tujuan yang dicapai.
·
Meramalkan peristiwa atau keadaan
pada waktu yang akan dating.
·
Memperkirakan kondisi –
kondisi pekerjaan yang dilakuka.
·
Membuat kebijaksanaan, prosedur,
standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja.
·
Memikirkan peristiwa dan kemungkinan
akan terjadi.
·
Mengubah rencana sesuai dengan
petunjuk hasil pengawasan.
2. Pengorganisasian (organizing)
·
Membagi pekerjaan kedalam tugas –
tugas operasional.
·
Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi
– posisi secara operasioanal.
·
Menggabungkan jabatan –
jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan.
·
Memilih dan menetapkan orang untuk
pekerjaan yang sesuai.
·
Menjelaskan persyaratan dari setiap
jabatan.
·
Menyesuaikan wewenang dan tanggung
jawab bagi setiap anggota.
·
Menyediakan berbagai fasilitas untuk
pegawai.
·
Menyelaraskan organisasi sesuai
dengan petunjuk hasil pengawasan.
3. Penggerakan (Actuating)
·
Melakukan kegiatan partisivasi
dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.
·
Mengarahkan dan menantang orang lain
agar bekerja sebaik – baiknya.
·
Memotivasi anggota.
·
Berkomunikasi secara efektif.
·
Meningkatkan anggota agar memahami
potensinya secara penuh.
·
Memberikan imbalan penghargaan
terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik.
·
Mencukupi keperluan pegawai sesuai
dengan kegiatan pekerjaannya
4. Pengendalian (controllig)
·
Berupaya memperbaiki pengarahan
sesuai dengan petunjuk pengawasan.
·
Membandingkan hasil – hasil
pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan.
·
Menilai hasil pekerjaan dengan
standard hasil kerja.
·
Membuat media pelaksanaan secara
tepat.
·
Memberitahukan media pengukur
pekerjaan.
·
Memindahkan data secara
terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya.
·
Membuat saran tindakan – tindakan
perbaikan jika dirasa oleh anggota.
·
Memberitahu anggota – anggota yang
bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan.
·
Melaksanakan pengawasan sesuai
dengan petunjuk hasil pengawasan.
3.3
Proses Manajemen Kantor
a.
Perencanaan kantor
Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus
dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor.
Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam
pelaksanaan tata usaha tersebut.
b.
Pengorganisasian kantor
o Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk
mencapai tujuan tertentu.
o Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan
hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan
struktur hubungan tersebut.
c.
Pengoordinasian kantor
Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan
partisipasi sejumlah kegiatan kantor Pengawasan kantor (Pengendalian).
d.
Tujuan kantor
o Penerimaan Informasi
o Pencatatan informasi
o Penyusunan informasi
o Pemberian Informasi
o Perawatan aktiva
e.
Aspek manajemen kantor
o Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan
mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen.
o Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf
tersebut.
o Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan
manajemen dilangsungkan.
o Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian
karyawan.
o Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam
kantor.
o Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam
kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.
f.
Harapan manajemen kepada manajemen
kantor
o Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi.
o Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis.
o Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci
dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya.
o Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan
mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang
berhasil.
o Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan
pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.
g.
Peranan manajemen kantorMenyiapkan
informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut
harus :
o Ringkas (concise)
o Cermat (accurate)
o Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
o Tepat waktu (right time)
o Biaya rendah (low cost)
3.4 Perumusan Organisasi
Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu
segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota
– anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu.
1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana
·
Manajer Umum
·
Petugas Pembeliaan
·
Manajer Produksi
·
Manajer Pemasaran
2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang
·
Direktur Pengelola
·
Petugas
Pembeliaan
·
Manajer
Produksi
·
Manajer Pemasaran
3.5 Pendekatan
Fungsional dalam Organisasi
1. Sentralisasi
Untuk meningkatkan efisiensi, semua
pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun
beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor
departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa
organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh atas semua
kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk
mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan
kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin
diminta oleh manajer departemen atau fungsional.
2. Desentralisasi
Contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus
menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan.
3. Manajer Umum
4. Petugas Pembelian
5. Manajer Produksi
6. Manajer Pemasaran
7. Manajer kantor
8. Kantor pembelian
9. Kantor pabrik sio
3.6 Pembagian Kerja dan Penugasan
Kerja
1.
Delegasi
Adalah proses dimana individu atau
kelompok memindahkan kepada individu atau kelompok lain tugas untuk
menjalankan aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu. Delegasi
dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang
manajer :
·
Menyerahkan tugas kepada bawahannya.
·
Memberi mereka wewenang untuk
membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan
tugas dikerjakan.
·
Menciptakan kewajiban pada pihak
setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan.
2.
Analisis pekerjaan
Adalah Proses penelitian tugas kantor,
langkah-langkahnya adalah menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam
kantor. Sedangkan pembagian tugasnya menurut fungsi dan menurut proses.
BAB IV
PENUTUP
4.1
KESIMPULAN
· Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil akhir
kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan
catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.
· Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak berwujud,
yang merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan,
mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan
dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran
perusahaan”.
4.2 SARAN
Kami menyadari masih banyak sekali
kesalahan dalam pembuatan tugas kami pada kali ini untuk itu kami mohon maaf
jika ada kesalahan dan ketidakbenaran dari pembahasan kami serta
penulisan kami yang kurang dapat di mengetri, oleh sebab itu untuk
memperbaiki dalam pembuatan tugas kami selanjutnya kami minta kritik dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../pengertian-manajemen-perkantoran/
