Sunday, July 1, 2012

KEARSIPAN

Lagii.. lagii..
buat yang butuh sama pengetahuan tentang Tata Kearsipan, Alhamdulillah.. Thiwull punya summary-nya..
Silahkan...
Semoga bermanfaat.. :D

A. Pengertian

Arsip berasal dari bahasa Yunani yang disebut archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Arsip merupakan kumpulan warkat atau dokumen, naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah atau perorangan yang menggunakan suatu sistem tertentu dan bila diperukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

Kearsipan merupakan proses mulai dari peneriaan, pengumpulan, pengaduan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip / warkat menurut suatu sistem tertentu sehingga mudah ditemukan bila diperlukan.

Kearsipan merupakan kegaitan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip, penemuan kembali, dan penyusutan arsip

Filling cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis ( menurut Arsip Nasional, Buku Pedoman Tata Kearsipan Dinamis)

Filling penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut tempat yang telah ditentukan terlebih dulu sedemikian rupa sehingga setiap surat dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (menurut GR Terry)

Filling suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat (menurut Ensiklopedi Administrasi)


B. Tujuan Pemakaian Sistem Filling

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia

2. Mendukung tercapainya tujuan kearsipan

3. Menciptakan suatu pedoaman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan

4. Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan

C. Ciri Sistem Filling yang Baik

1. Fleksibel : sistem yang dipilih harus memberikan kemudahan dalam mengantisipasi perkembangan organisasi

2. Mudah Diterapkan : sistem yang digunakan harus mudah diterapkan bagi semua sumber daya manusia yang ada. Jangan gunakan sistem yang merepotkan petugas

3. Sesuai dengan Kegiatan dan Besar Kecilnya Organisasi : sistem harus sesuai dengan kegiatan suatu unit pengolah / organisasi tersebut

4. Ekonomis : sistem yang dipilih tidak membutuhkan terlalu banyak peralatan dan ruangan

5. Mendukung Penemuan Kembali : sistem yang baik adalah sistem yang mendukung kegiatan mudah dalam penemuan kembali arsip

D. Sistem – Sistem Kearsipan

1. Sistem Abjad ( Alphabetic Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan berdasarkan abjad / huruf-huruf pertama nama orang atau badan.

Kelebihan : mudah diterapkan, fleksibel dan mudah diingat

Kekurangan :

a. Jika surat tdk mencantumkan namaperusahaan, misal faktur penjualan yang hanya mencantumkan nama barang

b. Jika ada nama baru yang diterima oleh kearsipan maka daftar klasifikasi harus disesuaikan terlebih dulu

2. Sistem Masalah ( Subject Filling System ) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah/perihal surat.

Kelebihan :

a. pokok masalah/ perihal mudah diingat

b. dapat diiterapkan untuk semua jenis organisasi

c. fleksibel

d. bila peminjam lupaa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat

Kekerangan : dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.

3. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari ke, bulan, dan tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan / penerimaan surat.

Kelebihan :

a. Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

b. Sederhana dan Mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi

Kekurangan :

a. Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila peminjam menyebutkan perihal arsip

b. Orang sering lupa dg tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

c. Tidak semua unit pengolah alam organisasi cocok menggunakan sistem ini

d. Pembuatan kode tidak dapat murni 100%, tapi harus ditambahkan dg kode abjad

4. Sistem Nomor ( Numeric Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berupa angka-angka atau nomor-nomor yang telah ditetapkan

Kelebihan :

a. Tidak membutuhkan daftar klasifikasi

b. Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak

c. Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama

Kekurangan : tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya

5. Sistem Wilayah ( Geograpical Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama / wilayah asal surat.

Kelebihan :

a. Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket, perusahaan ekspor impor, dll

b. Sederhana dan mudah dilaksanakan

Kekurangan

a. Bila terjadi penambahan wilayah baru harus mengubah daftar klasifikasi dan perlengkapan kearsipan

b. Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi

c. Harus didukung oleh petugas yang berpengetahuan tinggi berhubungan dg geografi

E. Jenis-Jenis Arsip

1. Dari segi fisik, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip yg berbentuk lembaran : surat, ijazah, akte kelahiran, surat keputusan, witansi dan cek

b. Arsip yg tidak berbentuk lembaran : file, disket, pita perekaman kaset, video

2. Dari segi masalah, arsip dibagi menjadi :

a. Financial record : catatan yang berisi laporan keuangan, buku kas, cek, giro, kwitansi

b. Inventory record : catatan yang berhubungan dengan inventaris/barang milik kantor, jumlah barang, kondisi dan lokasi barang

c. Personal record : catatan yang berisi ttg kepegawaian, jumlah pegawai, DRH, DP3

d. Sales record : catatan ttg masalah perdagangan, jumlah persediaan, daftar penerimaan barang

e. Production record : catatan ttg masalah produksi, cattn ttg bahan baku, alat dan mesin yang digunakan dlm produksi

3. Dari segi pemiliknya, arsip dibagi menjadi :

a. Lembaga pemerintahan, arsip Nasiona RI dan arsip yang ada di tiap2 ibukota Daerah Tkt I

b. Instansi pemerintah / swasta, 1) arsip primer dan sekunder 2) arsip unit dan sentral

4. Dari segi sifatnya, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip biasa : arsip yang semula punya kegunaan penting akhirnya menjadi usang dan tdk berguna jika informasinya sudah berlalu. Contoh : surat lamaran kerja, surat tagihan, nota

b. Arsip penting (esensil) : arsip yang ada hubungannya dg masa lalu dan masa yang akan datang. Misal : s. Kontrak, sewa gedung dan s. perjanjian

c. Arsip tdk penting : arsip yang nilai gunanya bersifat sementara, kadang2 saja diperlukan dan mudah diganti jika hilang. Misal : s. Dinas biasa, s. Undangan, dan formulir

d. Warkat sangat penting (vital) : arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selamanya yang bernilai sejarah / ilmiah. Misal : naskah proklamasi, ijazah, hasil penelitian ilmiah

e. Arsip rahasia : arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja. Misal : strategi pemasaran, pemberhantian pegawai.

5. Dilihat dari segi fungsi, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip dinamis, dibagi menjadi : arsip aktif, semi aktif, dan in aktif

b. Arsip statis

F. Nilai Guna Arsip (pada prinsipnya)

1. Nilai penerangan : memberikan keterangan kepada instansi pencipta arsip / pihak luar. Misal : surat edaran penerbitan buku baru

2. Nilai yuridis : sebagai bahan pembuktian dalam proses pengadilan. Misal : sertifikat tanah, surat kontrak, s.wasiat

3. Nilai historis : dapat menggambarkan keadaan/peristiwa masa lalu. Misal : risalah rapat, foto, film, arsip pribadi

4. Nilai ilmiah : memberikan sumbangan informasi dalam perkembangan bidang ilmu pengeahuan. Misal: hasil riset penelitian, ensiklopedi

G. Fungsi Arsip

1. Alat membantu ingatan bagi organisasi

2. Sumber informasi yang sangat bermanfaat

3. Sebagai bukti untuk masa sekarang dan masa akan datang

4. Dapat menggambarkan kejadian masa lalu

5. Dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan

6. Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

H. Azas-azas Kearsipan

1. Azas Sentralisasi (pemusatan) : merupakan suatu azas penyelenggaraan kearsipan yang dipusatkan pada satu unit tertentu.

Keuntungannya :

a. Pengawasan dan penyelenggaraan kearsipan lebih efektif

b. Mengembangkan keahlian dan kecakapan pegawai arsip

c. Keseragaman dalam perlengkapan & prosedur kerja terjamin

d. Menghemat pemakaian biaya, perlengkapan, dan tenaga

e. Surat yang bermasalah terdapat pada 1 tempat

Kelemahannya :

a. Jika permintaan arsip bersamaan tidak mudah ditemukan & berbelit

b. Prosedur yang digunakan pada unit pusat tidak cocok untuk semua bagian

c. Pegawai bari dan pegawai lain tidak ada kesempatan mempelajari sistem penyimpanan arsip

d. Makin besar organisasi, makin komplek permasalahannya

e. Tidak cocok untuk kantor yang kompleks permasalahannya

2. Azas Desentralisasi (perbagian) : merupakan suatu azas penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan oleh masing2 unit.

Keuntungannya :

a. Bebas melakukan sistem kearsipan sendiri, sehingga bila dibutuhkan dapat ditemukan kembali

b. Waktu dan tenaga untuk menemukan arsip lebih efisien

c. Unit akan mudah menyesuaikan sistem dan metode kearsipan

d. Pengawasan dan kerahasiaan arsip akan mudah n terjamin

e. Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang

Kelemahannya :

a. Pegawai tidak ahli dalam bidangnya

b. Tidak terjamin keseragaman

c. Akan membuat pemborosan tentang perlengkapan dan ruang

d. Lama dalam mengambil keputusan

No comments:

Post a Comment

Followers